Overnames van klantportefeuilles bieden beleggingsondernemingen een kans om te groeien – maar ook een bron van mogelijke Wwft-risico’s.
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft onlangs verduidelijkt hoe marktpartijen de Wwft moeten toepassen bij fusies en overnames. Deze guidance bevat waardevolle lessen voor beleggingsondernemingen die portefeuilles overnemen of integreren. In deze bijdrage daarom een toelichting en enkele tips voor de praktijk.
Overname van een klantportefeuille
Juridisch gezien kan een overname van klanten op drie manieren plaatsvinden. Ten eerste, de overname van de aandelen van een andere beleggingsonderneming, al dan niet gevolgd door een moeder-dochterfusie tot één beleggingsonderneming. Ten tweede, een contractsovername. De overnemende partij neemt het contract over van de verkopende beleggingsoverneming. Een evident nadeel hiervan is dat dit niet alleen de toestemming van de klant behoeft maar ook dat – net als bij een fusie – eventuele zorgplicht-schendingen uit het verleden voor rekening komen van de overnemende partij.
Tot slot de overstap van de klanten. Hierbij zegt de verkopende beleggingsonderneming de dienstverlening op en wordt gelijktijdig een aanbod gedaan door de kopende beleggingsonderneming om de dienstverlening voort te zetten, onder haar voorwaarden. Bij alle drie deze opties zijn vanuit de Wwft bezien de beleggers nieuwe cliënten waarop een deugdelijk cliëntenonderzoek moet zijn gedaan.
Wat er vaak misgaat
In de praktijk kan dit wel eens misgaan. Zo kan blijken dat overgenomen cliënten onder een oud cliëntenonderzoek vallen dat niet voldoet aan de huidige eisen uit de Wwft of het eigen Wwft-beleid. Denk aan ontbrekende UBO-gegevens, verouderde of afwijkende risicoclassificaties of onvoldoende verificatie van identiteitsdocumenten.
Daar komt bij dat marktpartijen verschillend beleid met andere uitgangspunten hanteren, die niet goed op elkaar aansluiten. Een overnemende partij kan een geavanceerd risicobeoordelingsmodel hanteren, terwijl de overgenomen onderneming nog werkt met een basale checklist. Als deze verschillen niet direct worden opgelost, ontstaat een hybride systeem zonder de juiste identificatie van risico’s met bijbehorende beheersmaatregelen.
Ook de technische kant is risicovol. Datamigratie van klantdossiers naar een nieuw systeem leidt regelmatig tot hiaten doordat niet alle documenten worden overgezet, bestandsformaten onleesbaar blijken of metadata verloren gaat. En zodra het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden aangetoond, ligt een overtreding van de Wwft op de loer. Na de overname ligt het risico van een onvolledig cliëntdossier namelijk bij de overnemende partij.
Introducerende instelling
Specifiek voor het cliëntenonderzoek biedt de Wwft hier uitkomst, in de vorm van de introducerende instelling. Voor financiële ondernemingen is het onder omstandigheden mogelijk om uit te gaan van de gegevens die zijn verkregen in het cliëntenonderzoek dat is verricht door een andere financiële onderneming. Gebruikmaken van het cliëntdossier van de introducerende instelling ontslaat de financiële onderneming echter niet van haar eigen verantwoordelijkheid onder de Wwft.
In de praktijk betekent dit dat de ‘ontvangende’ financiële onderneming een vorm van due diligence zal moeten uitvoeren op de introducerende instelling en haar Wwft-procedures. Een beoordeling van de Wwft-procedures en steekproefsgewijs cliëntdossiers doorspitten geeft een aardige indicatie hoe de vork in de steel zit. Ook komt het voor dat de introducerende instelling een ‘AML compliance letter’ of vergelijkbare verklaring afgeeft. Dit laatste heeft niet de voorkeur vanuit de ‘ontvangende’ financiële onderneming, aangezien dit enkel zelfcertificering is. Toezichthouders verlangen een houding van ‘trust, but verify’. Dit zien we in de Wwft leidraad van zowel de AFM als DNB expliciet terugkomen.
Het cliëntdossier ontvangen; en nu?
In de praktijk ontkomt een overnemende partij er meestal niet aan om rekening te houden met herstelwerkzaamheden ná de overname van de cliënten. Hier geldt namelijk dat een cliënt die ooit door partij A is geaccepteerd, niet automatisch voldoet aan de normen van partij B. Het opnieuw verifiëren van bijvoorbeeld de cliënt, UBO’s en het actualiseren van risicoprofielen is dus niet altijd bureaucratische overkill, maar kan een wettelijke verplichting zijn.
Om dit te adresseren doen partijen er goed aan om een herstelplan voor te bereiden waarin aan de eventueel gesignaleerde tekortkomingen in de cliëntdossiers concrete herstelwerkzaamheden worden gekoppeld, inclusief de beoogde tijdslijnen. Bovendien kan deze analyse leiden tot de conclusie dat de beoogde klanten niet passen in het bestaande Wwft-beleid van de overnemende partij. In dat geval moet gekeken worden of de acceptatiecriteria aangepast kunnen worden of moet de conclusie getrokken worden dat deze klanten niet ‘passen’ binnen de risicoacceptatie van de overnemende partij. Tot slot is een overname ook een uitgelezen kans om kritisch naar het eigen Wwft-beleid te kijken, om te zien of aanpassingen wenselijk zijn.
Tips voor de praktijk
Het BFT geeft in haar guidance een aantal good practices om Wwft-valkuilen bij overnames te voorkomen. Deze punten zijn al deels de revue gepasseerd, maar sluiten ook goed aan op de tips voor de praktijk. Ik geef ze gecombineerd weer.
- Een nieuwe Wwft-relatie
U gaat een nieuwe relatie aan met de klanten. Na closing wordt u dus verantwoordelijk voor de gegevens uit het cliëntenonderzoek, ook als de verkoper als introducerende instelling is opgetreden. Houdt hier rekening mee. - Voorkomen is beter dan genezen
Zorg dat een Wwft due diligence wordt uitgevoerd op het beleid, procedures én de klantdossiers. Bekijk of de klantdossiers voldoen, maar controleer ook op discrepanties in het beleid en de uitvoering hiervan. - Maak een herstelplan én voer dit uit
Zet de (eventueel) gesignaleerde tekortkomingen in de cliëntendossiers om in een herstelplan en voer dit zo snel mogelijk na closing uit. Controleer ook de uitvoering hiervan nadat het herstelplan is afgerond. - Controleer het eigen Wwft-beleid
Beoordeel het eigen Wwft-beleid in het licht van de transactie en de nieuwe inzichten die hierbij zijn opgedaan. Bij een fusie moet duidelijk zijn welk Wwft-beleid na closing het vigerende beleid is. Dit kan ook een nieuw Wwft-beleid zijn. - Breng personeel op de hoogte
Zorg dat de medewerkers op de hoogte zijn van de gevolgen van de overname, het herstelplan en eventueel gewijzigd Wwft-beleid. Geef medewerkers zo nodig aanvullende training.
Leon Engelen is advocaat bij Hart advocaten N.V., onderdeel van het expertpanel dat maandelijks een bijdrage voor Investment Officer schrijft.
